浅议卫生监督机构会计档案管理 |
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摘要： 会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位在会计事务中自然形成的，并按照一定的规律保存备查的会计信息载体，是记录和反映经济业务的重要史料，是总结经营管理经验的重要参考资料，是检查遵守财经纪律的书面证明。我国的卫生监督机构是一个法制化极强的部门，同时也对卫生监督机构的会计档案建设和管理提出了更高、更具体的要求。卫生监督机构的会计凭证、卫生监督机构的会计账簿、卫生监督机构的会计报表及其他卫生监督机构的会计资料的归档的业务安全性和管理安全性，是卫生监督机构的业务档案管理中最重要的组成部分，它的安全性关系到卫生监督机构工作的开展。
关键词： 会计；档案；管理
卫生监督机构的会计工作，随着当前卫生监督机构的改革任务的深入进行，它的财务管理任务越来越繁重，财务管理在卫生监督和管理工作中的地位和作用越来越重要。卫生监督机构的会计档案（会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会计核算专业材料等），它记录着卫生监督资金运动的重要史料的证据。因此全面加强卫生监督机构的会计档案管理，切实提高卫生监督财务管理水平，为促进和保障卫生监督事业的健康发展做出了积极的贡献。
1 卫生监督机构的会计资料的归档
1.1 卫生监督机构会计凭证的归档 卫生监督机构的会计凭证是记录卫生监督资金运动、明确经济责任的书面证明，是办理卫生监督各项费用的征收和登记的依据。它是卫生监督机构会计核算的基础、是处理账务的依据、是事后查考的依据。它的记账凭证根据卫生监督机构的资金运动及卫生监督各项收费原始凭证编制而成，会计凭证的归档应按日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订的顺序以凭证排列先后次序为准进行归档。
1.2 卫生监督机构的会计账簿的归档 账簿是由账页组成的簿籍。它全面、理想、系统、综合记录着卫生监督机构的资金运动的发生。它是将卫生监督机构的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。卫生监督机构的会计账簿与会计记账凭证应同时归档。
1.3 卫生监督机构的会计报表的归档 会计人员都必须全面熟练地操作卫生监督机构的会计报表处理方法。卫生监督机构的会计报表应按月、季、年上报及时归档。
1.4 其他相关会计资料的归档 卫生监督机构会计人员调动的交接手续、会计档案向本单位或上级部门的档案室移交归档的会计档案的移交手续等，这都是卫生监督机构会计资料归档中不可缺少的。
2 卫生监督机构的会计档案的业务安全性
2.1 卫生监督资金运动资料数据的收集和录入数据的安全性 卫生监督资金运动资料数据的正确收集与数据的正确录入是卫生监督机构会计资料归档安全性的依据，它体现了卫生监督资金运动的真实性和可靠性。也是司法诉讼取证的重要依据。
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2.2 卫生监督机构的会计档案的安全存储与备份 卫生监督机构的会计档案可按档案划分的种类、保管的期限、保管的要求，对会计档案用科学的原则和方法进行纸类档案存储管理。还要把纸类档案的内容用计算机进行安全备份管理，便于档案保存和查找。双重的存储与备份的安全性可使会计档案不能损坏或丢失。
2.3 会计的电算化运用到卫生监督机构的会计核算中，必须考虑其系统的安全性 为了确保系统安全、可靠地运行，应防止对卫生监督机构的会计档案数据库的各种破坏，因此必须重视系统安全性设计。系统是由相应的管理人员来实施和维护的，无关人员无权进入系统，同样没有数据修改权限的财务人员只能浏览卫生监督机构会计档案，不能修改会计档案数据。会计电算化应当保存打印出的纸质会计档案进行安全备份管理。
2.4 会计档案期满销毁的安全性 本单位档案部门提出销毁意见，必须同会计部门共同鉴定；严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人员在销毁会计档案时，应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人，另一份归档备查。保管期满的会计档案但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证会计档案销毁清册，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止［1］。
3 卫生监督机构的会计档案的管理安全性
3.1 对一些记录着有关缴费个人及单位的含保密信息的资料要进行特别管理 对有特殊缴费的个人及单位的资料要绝对保密，有特殊原因的也不能透露。
3.2 档案书写 卫生监督机构的会计纸类档案的书写必须字迹工整、清楚，不得有笔误（如有必须按财务有关规定办理），不得涂改，必须减少安全隐患的存在。
3.3 加强档案管理工作人员的安全意识和保密意识 确保档案的完整与安全是档案工作的重要方面，档案管理工作人员要始终牢记使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警钟长鸣。加强档案工作人员的安全教育与培训，使安全意识深入人心，要制定档案安全管理工作预案。同时加大档案保管力度，在内部明确库管责任，理顺管理关系，切实做好档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体的“八防”工作，必要时对档案库房的防火、防盗改造，提高安全防范能力［2］。
3.4 卫生监督机构的会计档案的利用能为最高领导者的决策提供准确的资金运动数据 把好卫生监督机构的会计档案在工作中利用的安全关，增强安全利用意识，完善档案利用手续，制定会计档案的借阅制度，建立档案利用安全责任制，确保会计档案不丢失、不泄密。综上所述，卫生监督机构的会计档案是卫生监督部门依法开展业务的凭证，是卫生监督机构执法过程的质量记录，同时也是体现卫生监督机构的管理水平的一个重要方面。卫生监督机构的会计档案是卫生监督机构的档案管理中最重要的组成部分，它的安全性可以保证卫生监督工作的顺利进行，它的安全性可以避免司法诉讼，它的安全性关系到卫生监督工作的开展。加强卫生监督机构会计档案管理工作人员的安全意识也是保证卫生监督工作正常开展的重要因素。
参考文献
1 汪翠萍.如何近一步规范事业单位会计档案管理.湖北档案，2006；增刊：113.
2 熊皓.血站业务资料归档管理.中华现代医院管理杂志，2006;4（6）:83.
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