时间: 2008.1.25
地址: 东莞市常平镇紫荆花园
摘自: http://hr.wtojob.com/hr399_21551.shtml
现在做出口的工厂很多都是管理制度不健全，或是不完备。总是出现各种问题，特别是流程定得不对。现在我对外贸工厂定一个流程。我所定的流程是根据我的经验和我对企业管理上的认识做出的一个流程，可能不适合一些企业。仅仅是一个样版以做参考。希望各位朋友进行指正。注意该流程是基于没有ERP系统但具备一定内部网络结构，且销售额在2000万RMB以上的公司。
(1)开发客户，报价及相关其他交易条款确认后，进行打样。要求客人提供设计稿，将稿件给技术部，或用电子邮件形式转发技术部。技术部做出样品，交品管验收合格后，再由业务员自己寄出。一般单大要打4个样品，要求客人签章。并回寄3个，一交技术部，一个给生管，一个给品管。打样的模具生管部自己留存。
(2) 接单之后，先将原始合同做成一个简单的中文合同(这一步由业务员自己做，利用公司电脑内自己的模版)
(3) 进行合同评审:对于老客户，下单后直接在中文合同上盖一个合同评审章，然后由业务部，财务部，生管，物流，技术5个部门在章签字后即可通过。如果是新客人则可以用公司电脑内部模版打印一份合同评审表，分发到上述几个部门。全部签字通过后。再根据表单做一份合同评审综合书交老板或业务主管确认。(补充:如果是新产品，请立刻建BOM表。填写完毕之后，经业务主管，技术部，物流部，生管4个部门签字后即可通过。然后交技术部下的资讯科进行打单，然后回交业务部审核签字，之后再由业务部交资讯科备案，同时资讯科进行电脑系统的内部输入)
(4) 审核合同。如果合同有些细节问题没有确认或者说合同中存在着漏洞，请立刻与客人电话协商，确认后再传一份新合同过来。经总经理签字后回传。
(5) 如果是前T/T结算则必须等预付款到后，才能安排生产。客人把水单传给我司，或将水单以电子档的形式通过公司邮箱发给我司。我们得到后再交给财务，或通过公司邮箱转发或叫客人CC一份给财务。财务查帐，款确实已到，再通知业务，安排下面进行生产。如果是信用证结算，则必须等信用证到后，才可。当然老客人或具体情况可以另做安排。
(6) 业务部将中文合同交船务做内部订货单，做好后交业务审核。审核通过后，再由跟单员将内部订货单交生管，物流，技术部3个部门签字。完了后才能备案同时把签过字的单子各复印几份分发到刚才的几个部门。
(7) 生管根据内部订单做月生产计划下放到各个车间和相关生产线。物流部根据内部订货单和电脑系统中的BOM表指定采购计划。由采购人员去采购。物控人员对采购回来的原料进行配送到各个车间和生产线。同时生产部做的月生产计划和物流部做采购清单计划交品管部。品管部要对购进的原料，生产过程，和成品均要进行检验。另外生产部每天要做日生产计划。定期对生产进行调整。以保证大货的交期。(补充:技术部要将做好的工艺流程指引书交给生产部。生产部根据工艺单指定生产计划。)
(8) 生产出成品后，要拍照片给客人进行确认。同时寄一成品给客人。如果有问题，则跟单员要及时地和工厂协商以求得解决方案，客人同意后。再将结果传达给客人。再次确认后即可通知下面继续进行生产或落箱。
(9) 跟单员将单箱毛重，净重，体积，装箱数和箱数信息交船务，船务根据此做全套出口报关单据，办FORM-A，商检等。联系货代，定柜定船期等。然后做出拖柜明细给业务，物流。确认后即可进行出货。由跟单员跟踪。(补充:如果是信用证的话，前期单证员还要审证改证)
(10) 报关出运后。单证人员在前T/T结算下，即可将全部运输单据正本FAX给客人，或通过电子档的形式发给客人。之后通知业务员，业务员开始催余款。以见水单或水单的电子档(EMAIL内的附件)为准。后交财务或通过邮件转发财务。财务查帐后，经确认，便通知船务。单证员将全套正本运输单据寄客人。同时做好备案工作。做到一单一卷宗的原则。全套出口报关单据和FAX单据，清关单据连同托单和之后的3单加合同构成一套。进行备案。电脑扫描并且文件备案存档案袋中。(补充:如果是L/C下则单证直接议付)
(11) 等3单退下后，船务问货代要3单。交财务。财务进行结汇，核销，退税最后3步。并通知业务，船务/
至此，公司流程走完。以下是公司所涉及的一些部门及职责分配:
(1) 外贸部:业务员---开发新客人和维持老客人，并且负责新产品的寄送和相关单据的确认和接待客人，验货。跟单员--生产跟单及相关事项。
(2) 技术部: 工程人员---新产品开发，和产品大货的工艺流程制定。包材:负责新外箱，栈板及木箱的设计，麦头的设计。下划资讯科:主要负责电脑网络，服务器，电脑硬件，软件的构建和维护。
(3) 物流部:采购，物控，成品仓管，原料仓管。包材
(4) 财务部: 成本会计，出纳，统计，外贸会计负责结汇，核销，退税工作
(5) 生管部:各车间主任，生产线线长，下划装配科。
(6) 品管部: 成品QC，原料检验QC，生产QC，负责样品管理的QC。
以下是一些硬件和软件的设置:
(1) 一般事务的通知有工作联系单，经业务部跟单员或业务员填写，主管签字后，分发到各相关部门，由他们签字后再复印分发给上述部门。正本业务或跟单留存。
(2) 产品设计上的变更有设计变更单。操作如上
(3) 客人寄来样品，用客户财产明细表填写保存。将客人样品贴标贴后，将明细表写好给品管部负责样品管理的QC。他们签字后保存。
(4) 寄送样品用送样需求单。填写后，交品管。品管签字后回交外贸部。
(5) 新产品的开发要用打样申请单或新产品工程开发书，业务填写主管签字，交技术部工程科人员审核签字，复印一份给工程，业务自己保管正本。
上述是软件部分，下面硬件：
(1) 设立服务器。
(2) 建设内部网络。并在每台电脑上加装防火墙，和杀毒软件。并使每台电脑和相关硬件如打印机都能联网。在网络系统中，设立一个TEMP公共文件，每个人都可以在内部建立自己的文件，即使是在不同的电脑上都是如此。
(3) 建立网络监控机制。控制每台电脑不能访问有些特殊的网络或服务器。对每台电脑的使用权限进行设定。
