ERP系统涉及的会计事务既有财务会计,又有管理会计,ERP系统的成本管理采用的是管理会计的方式,可将ERP系统的财务管理分为三大部分:
财务管理:它是传统的材务管理,包括财务管理,应收,应付,工资核算,现金管理,材料,销售核算等业务.
成本管理:描述成本核算,成本控制,等业务的有关理论与实践;
固定资产管理:描述ERP系统对企业固定资产的管理;
由于ERP系统的财务管理是集成信息的财务管理,它集成了采购管理,原材料管理,产成品管理,销售管理,生产管理设备管理,固定资产管理等所有与企业有关的财务活动;因此它比单一的计算机财务系统具有集成度高,信息处理及时.
财务管理业务概述
会计的日常工作主要是会计核算,会计监督,财务计划与预算,
制作凭证
凭证的制作和管理是财务工作的一项重要内容,会计必须做到每一项经济业务都取得或填制原始凭证,根据审核无误的原始凭证编制记账凭证,所有的财务活动都要通过制作凭证才能记入相应的账目.当经济活动发生后,财务人员要收集业务的原始凭证、制成记账凭证;财务涉及的的凭证一般包括:收款凭证、付款凭证和转财凭证。
根据凭证记账
按规定设置总账、明细账和日记账,根据审核无误的会计凭证及时登记入账。企业的账务有对内对外两类,对内的有资产、成本、工资、材料与利润等,对外的账簿有往来账与银行账,该类的工作量较大,比较繁杂。
往来账是指企业与往来户之间发生的应收款、预付款、应付款业务,往来业务账对企业一般来说是比较多的;在应收款方面,企业经常发生客户拖欠货款的现像,其中对应收款业务跟踪不力也是一个主要原因。在应付款方面,因往来业务材料非常繁多,每种材料又可能有多家供应商,这类业务的对账相对比应收款还要烦,有时还易发生争执,影响企业与客户的合作关系。要管理好每一个往来户的每一笔往来款,首先要对往来户单独设立账户,将每笔应收、应付款详细记录清楚;
银行账因为牵涉到流动资金的管理,所以管理起来较为严格,需要计算每天的收入、支出并结出余额。另外,银行账管理还包括银行对账业务;
财各报表及财务分析
企业每个核算期未都要制作报表,上报上级单位和财政税务部门,各类财务报表从不同的角度反应企业的经营和财务状况,
财务三在报表:资产负债表、利润表、财务状况变动表。
财务工作还能及时为领导提供相关的财务数据信息,财务分析工作汇总各类财务信息,通过分类整理和系统分析可以看出财务活动以及经营活动中存在的问题;
财务处理业务内容
财务处理中的计算机实现:集成化财务实现。
财务处理业务以货币为主要的计量单位,对经济活动连续、系统和全面地记录、记账、算账及报账;
1、设置账户
账户是对会计对像的具体内容进行分类与记录的一种工具,各项经济业务按账户分别分门别类登记与核算。按照会计准则,会计对像分为:资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六类,称为会计六要素。各个要素按照经济业务又可以细分为不同的账户。所有账户相互联系,相互制约,组成一个科学,完整的账户体系统。
每个账户的名称就是会计科目。账户的格式分为左右两方,在通常使用的借贷记账法中,即为借方与贷方,账户所记录的内容有期初余额、本期减少发生额和期末余额,计算关系为:
期末余额 = 期初余额 + 本期增加发生额 - 本期减少发生额
账户按其所提供的资料详细程度又可以分为总分类账、明细分类账和二级账户。总分类账是对明细分类账的统驭,二级账是对其下的明细分类账的汇总;
2、填制和审核记账凭证
会计凭证是证明经济活动已经发生或完成的书面证明,是明确经济责任和登记入账的依据。它分为原始凭证与记账凭证。原始凭证分为外来原始凭证与自制原始凭证。记账凭证按反映的业务内容分为收款凭证、付款凭证与转账凭证。
3、登记账簿
登记账簿以凭证为依据,按照时间的顺序,既要记入总账,又要记入明细账,有的还要记入辅助账。根据复式记账的要求,借贷记账的规则是:有借必有贷、借贷必相等;
4、对账和结账
为了保证账簿记账和会计报表数字真实可靠,对各种账簿的记录及有关实物核对清楚,做到,账证相符、账账相符、账实相符,定期对账与进行账产清查;
5、编制会计报表
会计报表是为了定期总括的反映经济活动与账务收支情况、考核计划与预算执行结果的一种报表。如账务三在报表:资产负债表、损益表、财务状况变动表等。
财务流程处理
一、据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证
二、编制转账凭证
三、根据收款和付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账,并登记有关的明细账与辅助账,根据转账凭证登记有关的明细证与辅助账。
四、根据记账凭证编制科目汇总表,由科目汇总表登记总账(小型企业可能在登记明细账的时候,同时登记总账)
五、月未进行银行对账
六、定期(或需要)时进行轧账,核对总账与明细账,日记账是否一致,月末进行结账处理。
七、根据总账、明细账、相关资料编制会计报表。
以下是对计算机处理过程加以分析:
1、科目设置
每个账户的名称即为会计科目,会计科目按反映的经济业务内容的详细程序不同。可以分为 一级科目、二级科目三级科目等明细科目。会计电算系统要求设置科目编码,设置科目级别,级长,每个科目的科目类型,余额方向、助记码、现金账标志,银行账标志,往来账标志等性质。
2、凭证录入
大部分的记账凭证可以由原始凭证自动生成(有的会计电算系统对自动转账的凭证需进行定义)但由于原始凭证一般种类繁多,形式多样、往往不便于计算机处理,处理的依据依然是人工编制的凭证。同一凭证的不同分录、科目之间的对应关系要比较清晰,否则,如果编制比较复杂的表格,在汇集有关账户的数据时,有时还要考虑对方科目的约束条件,因此,可以在凭证分录中增加对方科目;
3、账户余额
账户余额的计逄公式:
期末余额 = 期初余额 + 本期借方发生额 - 本期贷方发生额
借方与贷方设置的符号不同(正、负),余额为正表示余额在借方,余额为负表示余额在贷方,
4、总账设置
电算化财务的总账是由明细账汇总出来的,它们肯定是平衡的,总账可以动态刷新或定期汇总加入记录,计算公式如下:
期末余额 = 年初余额 + 年借故方发生额 - 年贷方发生额
月末余额 = 月初余额 + 月借方发生额 - 月贷方发生额
5、银行对账
企业和银行处理银行业务时,由于凭证传递的时间差,经常会出现一方已经登账,而另一方未登账的情况,即存在未达账项;
银行调整后余额 = 对账单余额 + 企业已收银行未收金额 - 企业已付银行未付金额
企业很行对账调整后余额 = 企业银行账账面余额 + 银行已收企业未收金额 - 银行已付企业未付金额
集成化财务的实现
ERP系统的财务与单一化的财务软件最大的不同就是前者的数据集成度高,ERP系统处理的业务基本涵盖企业所有的经济业务,其中经济活动过程的数据来自各个子系统;以下子系统里的数据可以传递到财务子系统
1、采购数据
采购子系统可向财务系统传递的数据有采购订单,采购发票、采购收货单、在采购发票、采购收货单录入后可以自动形成应付款账、材料采购账、原材料账。并自动计算材料价格,材料成本;
2、销售数据
销售子系统可向财务系统传递的数据有:销售合同、销售发票、合同出货、销售费用。这些可以形成应心款项
3、库存数据
库存子系统可向财务系统传递的数据有:出入库单据、盘点数据、主要形成材料、半成品、成品的数量账、金额;
4、工程数据
工程数据可向财务系统传递的数据主要是:标准工时、定额成本、可以用于成本核算、分析。
5、生产数据
生产子系统可向财务系统传递的数据有:在制品、加工工时、台时与产量记录、主要用于成本核算和分析、同时可用于人工工资计算。
6、质量数据
质量子系统可向财务系统传递的数据有:废品数、质量检验工时和台时等,主要用于产品质量成本核算与分析、并可以用于人工工资计算。
7、计划数据
计划子系统可向财务系统传递的数据有物品的投入产出计划,可用于财务的预算管理
8、设备数据
可传入的数据有:设备维修、保养数据,形成相关费用
9、人力资源数据
可传入的数据有: 工资级别、工资的计算方法、奖励等,主要用于计算员工工资。
据集成财务系统的特点。通常把财务管理系统分为账务管理模块、应收账款模块、应付账款模块、银行账管理模块、现金管理模块、固定资产管理模块、工资核算模块和成本管理模块;
二、