论档案鉴定标准中的保管费用因素 |
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一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系
众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。①由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素，若是两种材料包含基本相同的信息，则保存体积较小的，它可以节省库房面积。同时，若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时，亦只能忍痛割爱。
二、保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素
鉴定标准是人们在鉴定活动中应用于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物，它是档案工作人员在长期的理论研究和实践工作中总结出来的历史性结论。因此，它是随着社会的发展而不断完善的，它的内容是客观的。长期以来，国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究，并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展，档案数量的急剧增长，保存档案的物质条件虽然有很大改善但仍显得力不从心，这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时，考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论，这是对谢伦伯格鉴定思想的进一步发扬。早在５０年代，谢伦伯格就认为，任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。社会用于保管的能力毕竟是有限的。因此，美国档案学者菲利普·鲍尔提出：“价值一定要同费用放在一起权衡”。他指出：“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。”②在国内，有许多档案学者也提出了同样的观点。《档案工作基本知识》、《档案管理学基础》的作者陈兆??、和宝荣教授根据实际工作的经验教训提出了必须研究保存效益的观点。冯惠玲教授亦认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久。”③
由此看来，保管费用因素是确定档案鉴定原则和标准的重要因素，它体现了档案保管必须注重效益的指导思想，这是一种客观必然要求所致。但有人认为，保管费用作为鉴定的系数之一，会影响鉴定工作的客观性，使鉴定标准受到经济市场的影响。其实，鉴定本质上是解决档案数量的无限增长性与人类有限的保存能力之间的矛盾，这个矛盾的最终解决体现的将是档案管理的效益问题，包括社会效益和经济效益两部分。其中，社会效益在鉴定标准中主要是在档案内容属性标准及主客体需要标准中体现。但是作为经济效益方面在前两者中无法体现，所以，要想完整地体现档案管理的效益必须使用反映量化经济效益的保管费用因素，来作为衡量的客观标准，这不但不会影响鉴定工作的客观性，相反，它是确定档案保管价值的最客观的标准，它是完整的判定档案价值标准中的不可分割的一部分。特别是对我国这样的发展中国家而言，用量化的标准确切地体现经济效益不仅是一种社会发展的必然，而且具有很大的现实意义。认识到这一点，对档案鉴定理论是一种丰富，同时，对目前经济转型时期的档案工作解决一些实际性的问题将起到不可忽视的依据作用。
三、重视费用因素将效益标准贯彻到档案鉴定中的对策
１转变观念，坚持经济效益与社会效益的辩证统一。人们将档案作为信息存储、保管和提供利用，这个过程本身就是为了追求某种效益，所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失，那么保管档案就变成了无效劳动。当然，这种效益中包括社会效益和经济效益两方面。所谓以最小的投入达到最大的产出，自然包含着那些可能是潜在的、间接的但又是非常重要的社会效益，同时，现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性，也是一个不容忽视的问题，因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献，又可为档案部门的投资提供依据。特别是在市场经济发展的今天，在档案部门财力有限，库房内又存诸多无须保存档案的状况下，更需转变原有的只重视社会效益而忽视经济效益的观念和作法，从总体上考察档案管理活动在经济上的合理性，重视保管费用因素对效益的影响，切实将其贯彻到鉴定工作中去，这对目前档案工作中优化馆藏提高效益具有重要的意义。
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２加强档案鉴定理论的研究，使其更有利于指导实践。由于效益因素在档案管理中的重要性和客观性，它应该在档案的鉴定依据——鉴定标准中体现出来，即鉴定档案的标准除了档案属性标准、主客体需要标准，还应有效益标准，以此来作为鉴定档案价值时衡量费用因素的理论依据。此外，档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准，并在制订细则时考虑到保管费用因素，如可修改现有保管期限表，将保管期限的划分进一步细分为１个月、３个月、６个月、１年、２年、３年、５年、７年、２５年、７５年、１００年、永久等，在确定该文件究竟该保存多久时，应将费用因素考虑进去，这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰，使其更具有科学性，更能体现效益因素。
３完善鉴定组织和方法，提高管理效益。解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即应在各级档案机构中成立档案鉴定机构，由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成，专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作，以保证档案始终处于被选择的状态中，从而提高管理效益。另外，鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。定性分析法是运用自身特定的概念系统、特定的理性和规律从抽象思维中概括出来，它有利于对档案价值社会效益的评价。而定量分析法则是用数理方法或计量方法来体现成本／效益、功能／费用的关系，从而有利于档案价值经济效益的评价。当然，在采用定量方法中会遇到许多困难，它毕竟不同于质能系统，档案作为信息本身的统计也不同于物质和能量，有时信息的投入与产出难以用确定的量来表达，这是由信息和信息活动带有极大的不确定性和模糊性因而很难确定计量单位和评价标准造成的。④因此，建议两种方法结合起来使用，例如对科技档案或专门档案的价值的评定用定量分析法比较准确，当评定文书档案或党政档案时用定性分析法。在评价效益的过程中运用定性分析得出的结论可以指导定量分析，运用定量分析得出的数量指标可以为定性分析提供基础和进一步的证明，以引起有关部门和档案管理部门的重视，从而提高其效益意识，减少投入增加产出。
①转引自韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》１版，８３－８４页，中国人民大学出版社，１９９５年。
②转引自美国档案工作者协会《档案工作的理论与方法》，１版，２３页，档案出版社，１９９８年。
③引自邓绍兴、陈智为主编《档案管理学》，２版，３１页，中国人民大学出版社，１９９６年。
④参考马费成等著《信息经济学》，１版，３２０页，武汉大学出版社，１９９７年。
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