听说读写，是文秘人员提高领悟能力和表达能力的基本途径。借此机会，我想就文秘人员的听说读写，讲一些粗浅的看法与体会。
一、心领神会听好音
听，是指敏捷接受并正确理解信息的应变能力。研究表明，信息交流花费在听力上的时间超过60%，其余时间才用在交谈、阅读和写作上。由此可见，听对于文秘人员搜集信息，了解情况，具有不可忽视的作用。口头语言是声音和意义两个部分组成的。由于语音的线性排列与语义的多通道、全方位无法比拟，使我们很难一下子就听出说话人的根本意图。这就需要我们反复揣摩，认真领悟，透过语音听语义。
（一）听好领导的话。领导所处的位置高于秘书，工作经验与生活阅历比秘书丰富。领导所讲的话，是秘书必须听从、必须谨记、必须落实的。
领导讲话时，秘书必须管住觜巴，只听不讲，全神贯注，专心静听，不仅用耳朵来吸收声音，而且要投入整个身心来理解。领导讲话，有时直言不讳，一听就懂；有时闪烁其词，意在言外。文秘人员在这种情况下，不仅要注意倾听领导话语的外在信息，注意观察说话时的一颦一笑、举手投足、眼波流转、神色变化等信号，还要从当时所处的特定语境，依靠经验、背景知识去揣摩意会，听出领导的言外之意、弦外之音，甚至难言之隐，真正领会话里话外的全部含义。
会议纪要或会议记录是文秘人员一项日常性的工作。据专家研究，一般的听众听完10分钟的演说后，能记住内容的一半，两天之后只能记住25%。这就要求我们边听边记，边记边想，不仅用笔记，还要用心记。有的秘书起草的会议纪要，不得要领，一塌糊涂。这除了文字表达方面的原因外，与没有细心倾听、认真记录、反复思考有很大关系。比如，有些秘书参加会议时，对别人的发言，似懂非懂，一字不记；对领导讲话，一知半解，只记标题。这怎么能够起草出符合领导意图的会议纪要呢？
（二）听好同事的话。由于同事与文秘人员所处的岗位不同，熟悉的情况不同。听好同事的话，把同事当做良师益友，是文秘人员掌握情况、取长补短的重要途径。文秘人员听同事说话时，不仅要专心致志，而且要主动参与，鼓励对方把话说下去。如边听边伴以“嗯”、“是”、“对”等有声语言，或通过微笑、点头、目光交流等势态语言表示赞同和肯定；或适当插话，与对方在情感上彼此沟通，营造一个亲切友好的谈话环境。
当然，秘书也要冷静分析、正确对待同事的话。比如：有的同事可能批评你是书呆子，只爱读书，不善交际；有的同事可能表扬你勤奋好学，独善其身。有的同事可能批评你写的材料严谨有余，活泼不足；有的同事可能表扬你写的材料文从字顺，有条不紊。这就需要我们认真鉴别，想想这些评价是站在什么角度，出于什么用意；想想这些话与自己的工作目标有何异同。只要是站在全局的高度，出于促进工作的目的，并且与自己确定的目标基本吻合，就应该积极采纳，认真改进。否则，就只能留作参考了。
（三）听好群众的话。人民群众是我们的衣食父母。“父母”的话肯定要听。但由于“父母”与我们的年龄不同、文化不同、职业不同，对问题的看法也有所不同。这就需要文秘人员善于从人民群众的话中，听出哪些是事关全局的问题，哪些是部分人关心的问题；哪些是合情合理的要求，哪些是蛮不讲理的要求；哪些是民意、民情、民生、民利的反映。凡是代表着广大人民根本利益的话，都必须引起我们重视，都必须给予高度关注和认真答复。
二、雅俗共赏说好话
第二次世界大战时，西方人深知语言艺术的巨大威力，曾将舌头和原子弹、金钱称为三大战略武器；到了今天，又把舌头和美元、电脑视为赖以生存和竞争的三大战略武器。出人意料的是，高新科学技术取代了武器炫耀，而“舌头”的地位竟丝毫没有动摇。这也印证了我国古代的一句名言：“一言之辩，重于九鼎之宝；三寸之舌，强于百万之师。”
一个企业或事业单位犹如一架机器，说话犹如润滑剂，它渗透、滋润着各个零部件；没有润滑剂，机器根本无法运转。秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。可以说，一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与，搞秘书工作也就离不开说话。秘书需要说话，是由其工作性质、内容、作用决定的。秘书要为领导的决策及其实施服务，要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访，处理日常事务等，除部分使用书面语外，大量运用的是口头语言。
文秘人员口头语言必须遵循以下三个主要原则：
1、标准规范。秘书部门素有“门面”、“窗口”之称。人们往往从一个单位文秘人员说话的态度、内容、方式、效果来判断这个单位的工作水平。文秘人员的说话关系到一个单位在公众心目中的形象。所以，文秘人员口头语言必须标准规范。
所谓标准规范，主要是指词汇的规范化和语法的规范化两个方面。一是词汇的规范化。现代汉民族共同语的词汇是在北方方言基础上形成和发展起来的。文秘人员在工作语言中应尽量使用共同语中的词汇，慎重规范地吸收和使用方言词汇、外来词、古语词和新生词。二是语法的规范化。遵守搭配规则，防止搭配不当；保持成份完整，避免残缺不全；注重前后关系，正确排列语序。
2、词简意达。语言简明是一种艺术。恩格斯在马克思墓前的演说不过1200字。其中第一句话是：“3月14日下午两点三刻，当代最伟大的思想家停止思想了。”这句话才24个字，但提供的信息却十分丰富。它交待了马克思逝世的确切时间，表达了作者对马克思的无限敬意以及对马克思的高度评价。
要做到词简意达，就必须注意选词的准确，去掉口语中的口头禅、重复罗嗦、拿腔作调等语病。同时，还要努力消除语言中的歧义。消除歧义的常用方法有：一是更换词语，二是更换句式，三是利用上下文联系使表意明确。例如：①有关领导/应当处理；②通知开会的/还没到。例①中“有关领导”有两个意义，一是施事主语，处理别人；二是受事主语，被处理。如果要表达第一种意义，可改为“有关领导应当处理某人或某事”；如果是第二种意义，可改为“应当处理有关领导”。例②中的“通知开会的”可以是发通知的人，也可以是接受通知的人。
3、措词得体。《论语 乡党》中曾记载孔子在各种不同场合对语言表达得体适度的高超艺术。他同家乡父老在一起说话，总是表现得恭顺和似不善言；在宗庙仪式或朝廷上，总是明白流畅地说话，只是说得不多；上朝时，君主来到以前，同下大夫说话，总是表现出温和而快乐的样子，同上大夫说话，总是表现出正直而恭敬的样子，君主来了之后，则表现出恭敬而不安的样子。作为文秘人员，应该在各种不同场合，综合把握和运用适位、适人、适时、适情，而且做到适度，从而使自己的交际语言能做到得体。
——对上级的语言原则。处理好与领导的关系，是每一位文秘人员所面临的现实问题。要协调好同领导的关系，文秘人员在说话时应注意以下三点：第一，由衷地尊敬领导。文秘人员必须端正为领导服务的思想，主动、创造性地做好服务工作。决不能自恃有才干，以己之长比领导之短，说话中带有自吹自擂之意。第二，全面地了解领导。文秘人员对领导的工作习惯、性格特点乃至兴趣爱好，都要了解。文秘人员同领导相处，主要是一起工作，但闲暇时也可以谈心、聊天，山南海北，无所不谈。
例如，朱德喜好栽培兰花，秘书对他培育的兰花很为欣赏。有一天秘书说：“总司令，不知你能不能送我一盆兰花？”朱德说：“当然可以。不过，你得学会养育，不然会枯死的。爱兰的人，送花如送子，不愿看到它有什么不幸。”秘书说：“我一定会向种兰的人请教，把兰花养育好。”这段话谈的不是工作，而是兰花。但秘书与朱老总之间的深厚感情，朱老总寓意深刻的教诲，秘书对领导的尊重与爱戴，充溢其间。
第三，真诚的劝谏领导。首先，要根据对方的思想水平、接受能力等因素，考虑采用不同的方式，或直言相谏，或婉言相劝。其次，要选准时机，选择领导心境最佳的时机进言。当然最后的决定权，还在领导。领导未被说服，文秘人员也就只能下级服从上级了。
秘书除了协调与领导的关系外，还要协调领导者之间的关系，特别在中、下级机关单位，常常是一个文秘人员同时为几位领导人服务。文秘人员工作在领导者之间，对领导布置的工作，不可厚此薄彼，而要一视同仁。由于对问题的认识不同，处理方法的差异，领导者之间产生分歧和矛盾，不足为怪。因此，平衡领导者之间的关系，是文秘人员一项艺术性很强的协调工作。实际工作中，行之有效的协调方式有：
① 提醒式。两位领导的决定相抵触，却都要文秘人员去执行。这时文秘人员可以提醒后作决定的领导，前面已有决定，是否共同研究一下？也可提醒先作决定的领导，今后再作决定，最好与有关负责人互通情况，协商一致，共作决定。
② 忍耐式。某领导对另一位领导有意见，不直接给对方提出，却批评文秘人员，说文秘人员的某项工作处理如何不当。文秘人员此时不要分辨解释，更不可说“这件事是某某布置我这样做的。”而要以大局为重，有充当“出气筒”的气量。
③ 撤火式。某位领导因另一位领导的工作失误而大发雷霆，说些过头话。文秘人员万不可火上浇油，推波助澜；而应为失误的一方说点公道话，给发火的领导泼点冷水，撤撤火，使之冷静下来，恰当地解决问题。
④ 保密式。文秘人员夹在几位领导之间，对他们之间的矛盾最了解。文秘人员要将这些作为“最机密的材料”，装在脑子里，对谁也不能说，更不可借此搬弄是非。——对同事的语言原则。第一，不要随便对同事进行褒贬。第二，不要对同事的某些隐私津津乐道。第三，讲话中不要以自我为中心，一味地自我标榜或倾吐苦衷，如自己对待工作如何认真，自己的工作又如何艰苦等等，这很容易导致周围同事的反感。第四，注意说话语气，多用陈述句和一般疑问句，少用或不用祈使句和反问句；多用委婉的商量语气，少用或不用命令式语气。例如，某个人曾因“你懂吗？”的口头禅而被人看作是个骄傲的人。后经人提醒，他把“你懂吗？”改为“你说呢”。果然，人们改变了对他的看法。其中的道理就在于“你懂吗”语气生硬，有一种居高临下、盛气凌人之态；“你说呢”虽然语义差不多，但语气委婉，显得礼貌亲切，所以效果也就大不相同了。
三、学以致用读好书
“社会也是学校，一切要在工作中学习”。文秘人员大都是科班出身，或专科，或本科，在学校里读过不少书。走向社会，才发现所学专业知识，或许只有十分之一能够应用于实际工作，剩下的十分之九“要在工作中学习”。
我认为，要成为一个合格的文秘人员，关键是要读好理论，读好政策，读好语法，读好文史，由此及彼，触类旁通，既要钻进去，又要跳出来，把吃进去的知识，变成自己的思想再吐出来。在此，我向各位同仁推荐一些书刊，并讲一些读书的心得体会。
1、理论方面：《学说连线》（WWW.XSLX.COM），设立了时政热评、经济论从、思想观潮、民主法治、哲理社会、史海勾沉、科教文化、国际战略、学术视野、连线学术等栏目。去年以来，我在“经济论丛”浏览了很多文章，如《“三农”问题的历史渊源、国际现状和全球化对策》、《从司马迁到班固——论中国经济思想的转折》、《中国与欧美政府经济职能演进的历史比较》、《中国县域经济转轨中的四大矛盾》等等；并结合网站特色，推荐发表了县政府领导署名文章《“三农”的出路在“三化”》、《政府与市场共舞》、《发展县域经济的理性思考》。
2、政策方面：《湖南政报》是党中央、国务院及省委、省政府现行政策的窗口。其内容和形式，都是文秘人员应该遵循的 典范。有些秘书搞不清党政公文的套路与格式，多看看《湖南政报》，应该会受到一些启发。
3、语法方面：《现代汉语“构件”语法》，认为构件（词、词组）是组成句子的直接单位，并以构件观分析了语段和篇章，与传统语法大不一样。以“构件”语法可以看出语段中存在的语法错误，并找到恰当的修改方法。
4、文史方面：《毛泽东瞩目的风云人物丛书》，整理汇编了毛泽东在他的著作中和各种场合评点过的帝王宰相、文臣武将、世界名流、文人骚客，既有毛泽东评点，又有人物小传和作者点评，较好地总结了历史经验，普及了历史知识。另外，省政协主办的《文史博览》杂志，也值得一读。
“书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”。当今时代，是信息时代。理论、政策、语法及文史等方面的典籍和著作，实在是不胜枚举。勉强所举的目的是为了抛砖引玉，希望同仁们进一步重视学习，加强学习，缺什么，补什么，用什么，学什么，为提高自身素质，吸取丰富的营养，打好坚实的基础。
四、精益求精写好文
“文秘”是“文字秘书”的简称。写好文字材料是文秘人员的首要职责。虽说文字材料的好坏，没有固定的标准，甚至领导署名文章以领导满意为标准，投稿的材料以刊物发表为标准。但是文秘人员应该树立“精品”意识，不仅做到领导满意高兴，还要做到群众喜闻乐见；不仅做到编辑采用，还要做到读者欢迎。文秘人员几乎天天都与文字材料打交道，对写材料也各有各的看法，各有各的体会。下面，结合工作实际，简要谈谈如何写好政务信息、典型材料、会议讲话、理论文章等材料，供各位参考。
（一）大中取小，写好政务信息。信息可以用最精炼的文字将最充实、最精彩的内容直接了当地表达出来，其篇幅一般应控制在500字以内。写好信息，是秘书的基本功。
写信息，无论是提炼主题，还是选择角度，关键是要以小见大，大中取小。在提炼主题方面，要一文一题，不搞两个或多个主题；要具有指导性，有的是间接传达上级精神，有的是为了推动面上的工作，有的是引导人们的思想认识。在选择角度方面，角度大，文章就容易写泛写散，陷入平庸。例如：《中央奖励产粮县，茶陵能分几杯羹》这则信息，充分体现了信息的“新、快、实”的三个特点，信息含量丰富，具有较强的指导性，总体上是一则好信息。但在“短”字上，也就是“大中取小”做得不够。原文有700字左右，通过删除一些与主题关联不紧、语意雷同的句子和段落，剩下500字，能够更集中地体现信息主题。
当然，大中取小的“小”，不是粗糙之“小”，而是浓缩之“小”；不是单薄干瘪之“小”，而是精心提炼之“小”；不是简单直观之“小”，而是余味无穷之“小”。这种“小”，是与全局紧密相联的“小”，是大处着眼下的“小”。虽然笔下所写的是“小”，但是我们心中所想，眼光所及，越广阔越深厚越好。离开大全局、大目标、大主题去抓“小”，终究难登大雅之堂。
（二）吹沙见金，写好典型材料。“千淘万漉虽辛苦，吹尽狂沙始到金”。刘禹锡的这两句饱含哲理的诗句，可以作为秘书写作典型材料的座右铭。
写好典型材料，首先要收集素材，从素材中提炼出主题；然后，再根据主题的需要选择和组织材料。在这里，主题只能有一个，素材应该非常丰富，再从素材中筛选十分之一的材料用来表现主题。也就是说，主题是“金”，素材是“沙”，必须经过“千淘万漉”，才能使材料具有典型性，才能使主题集中鲜明。
典型材料一般可采用“成效+做法”的两段论形式，也可采用“成效+做法+体会”式的写法。我认为，要充分发挥典型材料推介典型、带动全局的作用，应尽量采用“三段式”的写法。例如：关于我县烟草产业发展的素材非常丰富，典型材料已经写了很多，大部分是“两段论”。如果采用“三段式”的写法，或许更能写出特色，写出新意。拟定标题为《把握民生经济与政府经济的结合点——茶陵县烟草产业发展的做法与体会》，第一部分略写发展过程与成效；第二部分可从“整合优势资源，争取种烟计划；公司带动农户，提高种烟水平；理顺分配机制，强化利益共振”等三个方面，总结经验性做法；第三部分可从“正确处理突出特色和区域布局的关系是农业产业化健康发展的必然选择；正确处理政府主导与市场主体的关系是农业产业化健康发展的现实需要；正确处理政府经济与民生经济的关系是农业产业化健康发展的根本保证”等方面，分析从中得到的启示。但是由于“千淘万漉”工作量大，到目前还只拟定了写作提纲，是“沙”是“金”，关键在于怎样筛选和组织材料。
（三）有的放矢，写好会议讲话。毛泽东在《改造我们的学习》中提倡“有的放矢”：“的”是中国革命，“矢”就是马克思列宁主义。我们中国共产党人所以要找这根“矢”，就是为了要射中国革命和东方革命这个“的”的。
会议讲话，一般是针对特定的人群、围绕特定的工作所作的专题讲话，有的放矢，尤为重要。这个“的”可以是听众，“矢”则是讲话，通过讲话启发、鼓舞、号召听众去做某一件事。这个“的”也可以是工作目标，“矢”则是工作措施，通过强有力的工作措施，确保工作目标的实现。
因此，会议讲话必须力求做到以下几点：
1、适合听众的层次与兴趣。党政干部、工商人士、普通群众的文化层次与心理兴趣各不相同。会议讲话应充分考虑这方面的差异性，既要防止阳春白雪，曲高和寡；也要防止下里巴人，庸俗不堪。
2、适合讲话人的水准与身份。内容适合讲话人的知识水准，讲起来就会“得心应口”，说得深，说得透，使听众感到值得听，受启发，很高兴。同时，不同的身份讲不同的话，身份不同，措辞、语调和口气也不尽相同。
3、适合预定的时间。讲话是否有时间限制，要了解；安排在什么顺序——会议的开头、中间、结束，也要了解；是主题报告，是会议发言，还是强调讲话，更要了解。了解清楚以后，就要根据预定的时间确定讲话稿的篇幅和侧重点。（一般来说，会议讲话的语速为每分钟250个字左右）。
4、侧重于工作的需要。是工作动员，就要多讲思想认识问题，通过分析形势，找准差距，增强工作的责任感和紧迫感。是工作部署，就要讲清工作措施，各负其责，分工合作，很具体，可操作。是工作督查，就要多讲落实，加快工作进度；多讲责任，从严追究失职行为。是工作总结，就要肯定成绩，指出问题；表彰先进，启迪未来。
据传，北洋军阀执政时期，湖北督军王振元曾在某师范学校开学典礼上发表了一通演讲，至今传为笑话。他说：“……你们都是师范生吧。（他转向校长）师范生毕业了干什么？……对！对！师范师范，教书吃饭，一碗青菜，不咸不淡！嗯！不知道你们读过孔夫子的书没有？他老人家说：‘家有三斗粮，不当孩子王！’哎，我劝你们毕了业改行，行不行？……现在只作兴留洋生。你们看，那些当大官的，有上百个人留过洋，所以叫百（北）洋政府呗！你们要是毕了业，去留洋，那该多好！比如说，先去留汉阳，再去留洛阳，还可以去留南洋。还有东洋罗、西洋罗！都可以去！到时候，成了留洋生，混上一份美差事，就有洋钱花，能过洋日子，你们说好不好？”这通讲话既不适合“师范生”的程度和兴趣，又不适应“开学典礼”的工作需要，怎不令人啼笑皆非！（四）虚实结合，写好理论文章。写理论文章，一般自己心里要“跳三下”才动笔。第一跳是碰到一些有意义的事情，引出一个重要而紧迫的话题，心里跳了一下，如鲠在喉，不吐不快。第二跳，是对这个话题进行全面深入的思考，悟出一些道理。第三跳，是在前两跳的基础上，再跳一下，跳出一个好标题。标题是文章的脸面，没有好脸面，谁都不想多看一眼。写理论文章，还要讲究虚实结合。可以说，碰到的事情是“实”，悟出的道理是“虚”，对事情的陈述“实”，对道理的阐述是“虚”。只有做到
