试谈电算化会计信息系统的建立 |
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会计电算化是会计工作中应用电子计算机技术的简称，是一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学为一体的边缘科学，其目的是运用最新科技成果，以现代化的电子计算机代替手工记帐、算帐、报帐，以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决策。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，是会计发展史上的一次重大变革，必将对会计理论和实务产生深远的影响。
—、实现会计电算化的外部条件
1、近年来，随着计算机厂家的不断增多，计算机硬件成本的大幅度下降，加之人们对计算机也不再觉得神秘陌生，计算机已经不再是高档用品，为单位建立电算化会计信息系统提供了物质条件。
2、我国从7O年代初只有个别单位开始利用电子计算机进行工资计算，会计软件的发展在财政部的鼓励扶持之下，到目前为止经过十几年的开发，经验的不断积累及软件工程方法学的应用，发展已很成熟，被认为是我国软件行业自主版权最多、商品化最好，占领国内市场最扎实的领域之一。而且商品化会计核算软件价格越来越使宜，为单位建立电算化会计信息系统提供了最为关键的条件。
3、计算机技术的推广和普及，友好的人机对话界面，学习计算机操作变得越来越简单。而且计算机会计信息系统建立在手工会计信息系统的基础之上，会计人员对手工会计流程本身就了如指掌。因此，对于会计软件的操作，只要加以培训指点，会计人员很快就能掌握，为单位建立电算化会计信息系统提供了技术条件。
二、电算化信息系统的建立
(一)人员培训先行
会计电算化的主要问题之一就是人才的问题，它需要既懂计算机知识又有一定会计业务知识的复合型人才。很多企业人员培训是在电算化信息系统建立之后，在这段时间里，电算化会计信息系统不能发挥效益，造成了设备的闲置，相当于造成了流动资金的积压。兵法云：大军未动，粮草先行。同样道理，单位应该从建立电算化会计信息系统一开始或者提前一年半载就着手人员培训。人员的培训包括系统建立前、系统建立中(对自行开发系统)和系统建立后三个阶段的培训。人员的培训要注意以下几个问题:-是要注意人才层次，既要有部分高级人才，也要有部分一般人员。包括系统管理人员，系统维护人员和各类操作人员。二是要注意年龄层次，在每个年龄段都有，便于人才的传帮带。三是注意知识结构，会计电算化人员中，既要有会计人员，又要有计算机人员，还要逐步培训复合型人才。培训的内容包括系统计算机基础环境认识和使用；对自行开发系统还应进行有关业务人员如何更好地配合系统开发，设计人员了解现行会计业务和建立目标系统的培训；以及各级、各类人员的职能培训，比如管理员的管理系统职能培训，操作员不同的操作职能培训等等。
(二)系统硬件和系统软件应具超前性
硬件是电算化会计信息系统运行的基石，硬件配置的好坏直接影响到建立的电算化会计信息系统的质量、运行状况。硬件配置的模式一般有单机系统、多机系统、多用户系统和计算机局域网络四种模式。建立电算化会计信息系统时，在硬件配置方面要考虑单位的总体规划，即目前购买的硬件不仅要考虑当前的需要，还要考虑将来的需要。与计算机硬件相配套的要求有；一是使用不间断电流(UPS)或其他稳压设备是应付电源性故障的有效措施。UPS不但有稳压作用，而且在断电时能自动提供应急电源，供应系统运行一段时间，以保护数据和软件的安全可靠，是计算机系统广泛使用的保护设备。二是机房或终端运行环境要有一定的温度、湿度、防尘等方面的要求。计算机系统配置越高，对环境的要求也越高。
系统软件的选择对会计软件的应用影响甚大，从目前情况看，国内会计软件的用户主要以DOS环境为主，关于将会计软件由D0S转向WINDOWS环境，对此争议还比较多，关键是许多人认为我国计算机开发应用的总体水平还比较低，还没有普及，要掌握WINDOWS环境的应用软件还比较困难，现在时机还不成熟。但笔者认为，由于WINDOWS提供了一套完整的图形用户界面和强大的设备无关性，会计软件由D0S向WINDOWS环境转变是大势所趋。中文操作系统有2、l3系列、CCDOS、UCDOS等，不同的操作系统仅支持相应的会计软件；进行数据库管理系统选择时，是选用FOXBASE、FOXPRO、SYBASE、ORACLE、PARADOX、INFORMIX(后几种是网络)，还是选用其他数据库系统，不仅要看眼前国内流行什么，还应关注国际趋势，对于自行开发系统的单位，这一点尤为重要，选型做好了，可以减少由于软件更新换代所带来的重复投入。
(三)会计软件的选择
会计软件是计算机会计信息系统的核心部分，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。会计软件的取得根据使用单位的不同情况，可有四种途径；
1、购买商品化会计软件；
2、定点开发软件，在这种途径下又分:完全由自己力量开发会计软件，与开发单位联合开发会计软件，完全由开发单位开发会计软件三种方式；
3、购买商品化软件与自行开发会计软件相结合；
4、使用上级主管部门推广的会计软件。
定点开发的软件，它的特点是把会计核算规则编入会计软件，如将会计科目报表格式、工资项目等编入软件程序。优点是适合本单位的特点，使用方便，但是将受到一定的时间限制，一旦会计规章制度发生变动，软件就不能适用，必须作新的维护。而且定点开发会计软件工程周期长，耗资巨大，不如商品化会计软件价格低廉，见效快。商品化会计软件一般是通用会计软件，如果没有通用性，就很难有生命力。它的特点是不含或含有较少的会计核算规则。它实质上是一个工具，操作者在首次使用时，通过软件的初始化，输入本单位的所有会计核算规则，把一个通用会计软件转化成一个适合于本单位情况的专用会计软件。商品化软件具有投资少，见效快的优点。事物总是一分为二的，商品化会计软件也有它的不足之处：一是软件越通用，计算机资源浪费越严重。通用会计软件考虑的问题较多，选择的范围较大，必然会占用较多的计算机系统资源，如内存、运行时间。二是软件越通用，初始化工作量越大，为了把通用会计软件专用化，操作者需要输入大量的会计核算规则。三是软件越通用，个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。
虽然定点开发会计软件和商品化会计软件有缺点，但是使用商品化会计软件是会计电算化发展趋势之一。在国外，不仅会计业务比较简单的企事业单位广泛使用商品化会计软件，而且许多大中型企业也不自行开发所有会计软件，他们对于本单位比较通用的会计业务一般都使用商品化会计软件，对于本单位特殊的需求，在商品化会计软件不能满足的情况下，再自行开发，然后利用商品化会计软件提供的接口将它们连接起来。所以，笔者认为使用商品化会计软件加上自行开发会计软件，既省时间又省费用，是实现会计电算化的有效途径。
目前，我国财务软件公司已达300多家，产品品种繁多，在不同层次平台上都有一定数量的用户。面对纷杂的会计软件产品，购买单位在选择时往往感到无所适从。如果被其“通用化”广告字眼所迷惑，购回不适宜于自己单位的会计软件，使用时不得不迁就软件本身的特点而调整自己的需求，既影响财会人员的积极性，也会影响整个企业的会计电算化的进程。因此，笔者建议单位在选择“通用化”会计软件时应选择行业通用会计软件。这种软件有的适用于工业企业，有的适用于金融保险，有的则适用于机关、学校和科研单位，它可以最大限度地弥补商品化会计软件的上述不足之处。
一般来说，单位在购买行业通用商品化软件时，首先应看其是否通过了省以上(含省)财政部门的评审，即考查商品化会计软件符合国家统一要求的情况；其次应评价商品化会计软件的实用性和先进性及软件适用于哪些行业，其客户群体有哪些，软件开发建立在什么平台上；再次考查商品化会计软件厂家的售后服务情况；最后进行成本与效益分析，作出决策。在选择商品化会计软件中还应注意以下问题：
1、要注意购买原版的会计软件；
2、应注意商品化会计软件是否对外提供接口，包括自行开发软件与商品化会计软件的接口，与上级主管部门、银行、财税部门等信息系统的接口，与单位内部各部门或下属单位信息系统的接口等，接口是否符合要求；
3、注意厂家提供的文档资料的优劣。
(四)制定完善的管理制度
国内外会计信息系统的发展历史证明，凡是成功的计算机会计信息系统都有一套科学和完善的管理制度的支持，否则绝少有成功的可能。由于手工处理条件下的管理制度不再完全适用，需要根据电算化的环境建立和健全一套新的管理制度，加强内部控制，保证系统安全可靠地运行，堵塞或尽可能堵塞计算机犯罪的渠道。
1、制定内部控制制度。例如，出纳员、软件设计人员、系统维护人员不得担任系统操作工作等。
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2、严格的操作制度。例如，输入凭证的审核制度；上机操作记录制度等。
3、档案管理制度。会计信息系统档案包括三个方面:-是系统分析报告、设计报告以及各种文本，它们是系统的基础档案，是系统维护和更新的基础；二是运行和维护记录，是系统运行的历史记载；三是大量历史数据的保存，如各种年度数据，这些数据有许多是以磁盘的形式存放的，需要有妥善的保存条件和保存制度。一般需存放在专柜中，有防潮、防磁、防火等措施，专人管理，并有借用和定期更新转存的制度。
(五)计算机代替手工记帐
采用电子计算机代替手工记帐，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印出会计帐簿和报表。这种代替可以同时全面进行，也可以逐步进行，即以功能模块为单位如帐务处理、报表编制、工资核算等逐步地从手工系统切换到电算化系统。后者往往更为实际，即所谓“成熟一个，代替一个”。
代替手工记帐的单位，应具备以下条件:
(1)配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；
(2)配备了相应的会计电算化工作人员；
(3)建立了严格的内部管理制度。
会计电算化将采用电子计算机代替手工记帐，要完成这一转换需做好以下几项工作:
1、数据转换。在会计电算化信息系统的建立过程中，一项很重要的工作是完成会计数据的转换。根据目前我国的具体情况，会计电算化过程一般都是从手工方式直接过渡到计算机处理方式，数据转换就是将纸介质上的数据转换到磁介质上，这种转换方式，要耗费大量的人力、物力。
数据转换分以下几步:
(1)对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类；
(2)将大量数据输入计算机；
(3)对各种数据进行检查、验证和更改。
2、试运行。计算机与手工并行3—6个月，它的主要任务是:通过计算机与手工并行，检查建立的会计电算化信息系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改。
3、验收。会计电算化的目的之一是用计算机代替手工记帐，这不仅仅是会计核算分析手段的变革，还涉及到会计核算单位内部、外部的各个方面，为保证会计电算化后会计工作质量以及保证符合国家的有关法规，得到上级管理部门的认可，单位在正式使用计算机代替手工记帐之前，应进行验收。
验收工作主要包括软件的评审及以计算机代替手工记帐的审批。会计核算软件评审主要是对使用的会计软件符合现行会计制度，以及对软件安全性和可靠性进行评价。在国内销售的商品化会计软件一般都已通过评审。所以，验收工作主要是检查与软件相配套的运行环境的建立情况及管理制度的建立情况。
申请采用计算机全部代替手工记帐的单位向审批单位提交下列资料:
(1)软件系统评审报告；
(2)有关会计电算化的内部管理制度；
(3)代替手工记帐会计科目代码和其他有关代码及编制说明；
(4)试运行简况及打印输出的凭证、帐簿、报表样本；
(5)审批单位要求提交的其他资料。
审批单位在收到申请报告和有关资料后，经审核符合代替手工记帐的要求后，给予正式同意的批复，并抄送相应的审计、税务、业务主管部门。到这里为止，单位正式建立了电算化信息系统。
三、建立电算化会计信息系统，将带来深远的意义
1、减轻了财会人员的工作强度，提高了会计工作效率。实现会计电算化之后，只要将记帐凭证输入计算机，大量地数据计算、分类、存储、输出等工作，都可由计算机自动完成。这不仅可以把广大财会人员从复杂的记帐、算帐、报帐中解脱出来，而且处理速度快、准确度高，从而大大提高会计工作效率，同时也为管理提供全面、及时、准确的会计信息。
2、促进会计工作职能的转变。实现会计电算化后，由于会计工作效率大大提高，财会人员可以腾出更多的时间和精力参与经营与管理，更好地发挥会计人员应有的作用，从而促进会计职能的转变，使会计在加强经营管理、提高经济效益中发挥更大的作用。
3、促进工作规范化，提高会计工作质量。由于会计电算化对会计数据来源提供了一系列规范化的要求，在很大程度上解决了手工操作中的不规范、易出错、易疏通等问题，使会计工作更加标准化、制度化、规范化，会计工作的质量得到了进一步保证。
4、提高了财会人员素质。会计电算化的开展，-方面，由于工作效率的提高，可以提供许多学习新知识的时间，使会计人员有脱产培训的机会；另一方面，要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识，以便适应工作要求并争取主动，从而使广大财会人员知识结构得以更新，素质不断提高。
5、扩展了会计数据的领域，为企业管理现代化奠定基础。在实现会计电算化的企业里，利用计算机处理和存储数据的强大功能，不仅可以建立起过去经营活动的详细记录，而且通过实时处理，能够及时掌握当前经济活动的最新数据，还可以预测未来各种经营活动方案，反应市场变化趋势。特别是计算机会计信息加人互联网络后，大量的经济信息资源可以得到共享，通过计算机网络可以迅速了解各种经济技术指标，极大地提高了经济信息的使用价值，为企业管理手段现代化奠定了重要基础，带动和加速企业管理现代化的实现。
6、促进会计理论和会计技术的不断发展。会计电算化不仅仅是会计核算手段和会计信息处理操作技术的变革，而且必将对会计核算的内容、方式、程序、对象等会计理论和技术产生影响，从而促进会计自身的不断发展，使其进人新的发展阶段，并在我国经济建设中发挥愈来愈大的作用。
总之，建立电算化会计信息系统不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的必然产物。会计电算化的优越性是不言而喻的，它有利于加强企业的财务管理与会计核算，有利于充分发挥会计参与企业经营决策，为企业管理工作的现代化奠定基础。因此，全面建立电算化会计信息系统势在必行。
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