利用信息技术 实现科学管理 ——t市塘沽区规划土地管理图文信息系统的开发建设与组织 |
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一、前言
T市塘沽区规划土地管理局是城市规划管理、土地管理两项职能合一的政府管理部门，负责辖区范围内的城市规划和土地利用。规划、土地管理工作是一项专业性强，流程交叉，多人员参与的复杂性群体工作，既有业务权限控制，又有办件时限要求，需要严格依法办事。
近年来，随着城市建设的飞速发展，城市功能布局、地形地貌、用地情况、宗地权属的变化日益频繁，审批管理的工作量逐年上升，传统的手工办案管理模式逐渐受到挑战。 为解决城市建设发展速度加快与规划土地管理手段相对滞后之间日益突出的矛盾，改变落后于时代要求的管理模式，我们决定采用现代信息技术，建立基于计算机网络的实用、先进、高效、可靠的城市规划土地管理图文信息系统，实现业务规范化、管理现代化、决策科学化，探索一种新型的现代化规划土地管理模式。
二、系统建设的意义
为了实现利用信息技术建立新型、高效的规划土地管理的目标，提高规划土地管理的现代化水平，我们经过一年的努力，于1999年年底建成了《城市规划土地管理图文信息系统》。 １、通过信息系统建设，加快项目办理进度，缩短公文传递时间，实现微机管理，确保城市规划的良好实施。
２、推行机关工作的规范化、制度化建设，逐步完善城市规划土地管理各个环节的规范操作和合理程序，为最终实现科学化管理、“无纸化”办公创造条件。
３、最大限度地为政府领导进行城建决策提供现势、完整、精确、时效的图文数据支持，为最终实现城建管理辅助决策奠定基础。
４、促进办公人员观念的转变和素质的提高，提高工作透明度，消除因人、因时造成的对工作的影响，更好地为建设单位服务。
５、加强政府机关服务效率和职能，实现政府机构专家化服务，进一步提高我区综合实力，改善我区投资环境。
三、系统目标定位
在建立城市规划土地管理信息系统方面，特别是90年代前期一些城市尝试的结果，大多是耗资巨大，内容复杂，周期较长。随着时间的推移，有的已经废弃。其中一个最重要的原因是目标定位不当。目标定位不当的原因是对我们面临的实际情况未做深刻的研究。
通过大量调研分析，在总结经验、吸取教训的基础上，我们将系统建设目标进行了准确的定位：“功能实用又有发展后劲；技术可行又有一定超前；建设实施见效快，又有长期发展规划。” 针对我们实际情况，我们本着功能实用、技术可行、短期见效的定位原则，确定了系统建设的前期目标：“建成以规划土地管理业务为核心，投资规模容许、纳入现有图文数据、运行稳定易维护、一年内能见效的基础规划土地管理信息系统框架”。
同时，还制定了远期发展目标，远期发展目标规定了我们在建立基础系统时，应在平台选择、数据标准、系统维护、系统扩充等方面全面考虑。随着前期目标的实现，有计划有步骤地开展数据的采集、建库工作，不断增加系统功能，扩展应用范围，使之成为完善的高水准的综合管理信息系统。
四、系统结构框架
实用的信息系统需要管理系统与数据库的共同支持，既有办公自动化系统，又有丰富的图文数据，系统才具有真正的生命力。但先进的信息系统又需要采用分布式的思路，实现管理系统与数据库的分离。为解决这一矛盾，我们按照规划土地管理业务的实际情况进行需求分析，遵循求实可行的方针，进行系统总体设计，最终确定图文信息系统框架结构（见附图）。
从结构框架图中我们看到，信息系统由四个主要系统和十个图文数据库组成。办公自动化系统与规划、土地管理图形信息系统紧密相连，实现图文传递、图书互访。基础地理信息空间数据库、规划设计成果库、规划控制要素库、土地规划成果库、土地专题图库、规划审批图形工作库、土地审批图形工作库组成的七个图形属性数据库，以及法律法规行业规范库、业务档案库、行政档案库组成的三个文档库为规划土地管理业务办公系统提供强大的图文数据支持。
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案件办结后，经过图文信息系统处理，新的图文信息随即写入相应图文数据库，随动态更新机制产生的现势的图文信息构成了对外综合服务查询系统的信息基础。
五、网络软硬件环境
基于目前信息技术的迅猛发展，从实用性、先进性、扩展性角度考虑，我们经筛选比较决定将信息系统建立在微机网络平台之上。
网络硬件环境选择
选用符合IEEE802.3标准的局域网，802.3网络属于总线结构，扩充性能良好，考虑广域网扩充在网络层以上实现系统互连，采用TCP/IP协议（INTERNET/INTRANET皆基于该协议）。网络操作系统平台选用Microsoft公司的国际主流产品WindowsNT4.0。网络物理环境选用100Mps传输速率的传输介质和统一的3Com交换机、3Com集线器、3Com网卡组建100M快速以太网。
服务器是硬件系统的核心，考虑处理速度、数据容量、安全可靠、性能价格比等因素，选用支持Raid5技术、热插拔硬盘阵列的2台IBM Netfinity5500作为GIS服务器和OA服务器，1台IBM Netfinity3000作为邮件服务器，终端采用联想PII400/6G/128M。硬件网络拓扑结构见附图。
软件平台环境选择
因为规划土地管理处理对象是建设项目，内容即包括图件、表格、公文等静态结构化信息，又有需流转的诸如文件袋之类的动态非结构化、超文本信息。为适应上述需求，办公自动化系统选用Lotus公司Notes Domino5.0作为系统开发和前台运行环境，实现不同时间、地点、多种方式存取、跟踪、管理多人的活动信息、复合文挡的群体协同工作。选用JetFlo For Notes提供有效的可视化流程定义管理工具，可方便的用图形对流程进行定义或修改，一经提交，系统立即自动在整个网络上实现，无须编程方便维护。由此实现对非结构化信息进行过程管理。案件办结后，大量的电子文档及结果数据通过选用PC DOCS公司的DocsOpen作为文档管理系统平台，选用SQLServer关系型数据库软件管理结构化信息。数据实施分阶段管理的模式是现代信息技术的发展趋势。
图形数据库是规划土地管理工作中最主要的支持部分，选择成熟、稳定、实用、投资合理的GIS平台是关键。经实践比较，选用Autodesk公司的AutoCAD Map3.0配合MunGIS For AutoCAD Map3.5是可行的，这是一个开放的图形开发运行软件平台，其采用的AutoCAD14.0图形界面，国际公认的标准DXF和DWG格式，极大地减轻了培训和建库工作量。因为多数业务人员熟悉此界面，并且数字化地形图和规划土地方面的设计审批成果大多采用此格式。 属性数据方面，该平台支持各种常见的关系型数据库如Foxpro、SQL Server、Oracle实现图书互访。尤其是AutoCAD Map3.0支持网络浮动用户，购买少量的用户数即可，只要同时使用的用户不超过该数目。这样即可以满足全局办公需要，又可以节省图形系统平台投资。
六、系统主要特点
1、 界面直观简单易用。
经办人员的工作桌面为个人工作栏，主要由收件箱、在办箱、发件箱、催办箱、暂停箱组成，规范了传统的手工作业方式。收件箱、在办箱、发件箱分别存放未经签收、正在办理、准备发出的审批案件，这与办公桌上的文件夹文件篮很相似。催办箱中放置领导和督办人员发来的催办信息，因为非局内部原因而不能办理的案件在注明暂停理由后存入暂停箱。
2、 符合日常习惯，用户方便接受。
系统对管理审批数据的非结构化信息处理工作模拟档案袋操作方式。每个案件使用一个档案袋，其中的表单卡证已经按国家规定的格式进行设计，审批人员根据系统预先设置的工作流程，及对表格做的权限控制填写表单。
3、 审批业务流程定义的可视化。
根据需求分析，每个审批业务过程定义为一个可视化流程，每个业务环节定义为一个任务节点，节点之间通过直流或分流联接。了解全部办案过程、了解当前任务状态可通过点击查看流程按钮来实现。
4、 流程结构灵活，修改方便。
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业务审批流程任务顺序经常发生变化是规划土地部门普遍存在的现象，系统必须适应这一情况。在流程可视化的基础上，修改任务流程可以通过增减任务节点、调整节点之间的直分流方向及它们相关的要素定义即可。适于机构调整和人员变动。
5、 图文一体化和图书互访。
在经办人员使用办公自动化系统时，点击建立图形按纽就可以进入图形界面调用查询所需要的图形信息，用户可以从图形查询相关属性信息，也可以通过属性信息查询相关图形。原先烦琐的手工绘图在系统中更精确更便捷地完成，并将图形处理结果随件流转。 6、 规土一体、可分可合。
因为我们是规划土地两职能合一的机构，所以系统必须适应这一要求。根据规划土地业务交叉的特点，系统设计的十个规划土地图文数据库组成了整个信息系统的强大支持，规土信息实现了最大层面上的共享。
7、 信息编码的标准化、规范化。
系统预先定义了符合国家、地方惯用标准的编号、代码，如：《城市建设用地编码GBJ137-90》、《城镇土地分类编码TD1001-93》等；还定义了数据字典，如：系统编号、申请必备件、土地登记编码、常用批语等。
8、 系统的保密性和安全性。
信息系统的每个用户都定义了特定的身份编码(ID)，并且拥有自己的口令(PASSWORD)。当进入系统时，必须首先输入自己的口令。系统还采用了大容量的光盘、磁带、及热插拔硬盘阵列定期备份系统数据。如遇特殊情况时，系统可以很快恢复正常工作，使损失降到最低点。
七、系统建设的合理组织与科学实施
１、 强有力的指挥控制体系是项目成功保障 建设城市规划土地管理图文信息系统是一项艰巨的系统工程，强有力的指挥控制体系是系统建设成败的关键，这一点已经形成了业内人士的共识。因为信息系统建设不仅仅是技术可行、设备配置、资金一次性投入的问题，还关系到管理体制、业务规范、人员素质、思想观念的相应调整。数据库建立尤其是基于图形、属性的规划管理信息数据库的建立需要时间上、资金上持续性保障，另外更需要诸多部门之间的共同努力，打破条块分割造成的部门保护，实现尽可能的范围内的数据共享（首先实现局内部的数据共享，逐步向本地区城建系统层面的共享迈进，实现系统建设最大效益）。这一切都需要领导的高度重视和有力的指挥控制，有的专家形象的将信息系统建设称之为“一把手”工程。 我们系统建设能够在如此短的时间内收到较大效益，关键在于领导层的思想统一、高度重视。局领导亲自挂帅，健全组织明确责任，紧抓系统建设进度，认真听取汇报，协调利益化解矛盾，亲临现场督促人员培训，时时强调系统建设意义，形成全局关心系统，全员参与建设的工作氛围。在系统试运行时，发现与实际工作不适宜的地方，及时召开专题会研究系统出现的问题，敦促有关部门尽快解决。只有强有力的指挥控制体系保障，系统才能顺利建设实施。
２、 业务管理规范化、审批流程科学化
开展规划土地管理图文信息系统建设的最终目的，是利用高科技信息技术辅助手段规范业务管理，提高办件质量，提高办公效率。因此，业务管理规范化、审批流程科学化是信息系统建设的前提，这一点必须贯穿我们系统建设工作的始终。
根据我们在业务管理、行政执法工作中的经验和实际情况，按照市、区政府及天津市规划土地管理局的要求，吸收兄弟单位的先进成功经验，我们将建局以来所制定的规章制度的基础上又进行了反复讨论、征求意见、整理充实、修改完善，并正式出版了《天津市塘沽区规划土地管理局行政执法责任制规范汇编》。 配合政府办公部门公示制的工作，我们着手建设了近200平方米的集中式办公大厅，将六个主要对外业务科室（综合、规管、用地、工程管线、建管、地籍）集中起来联合办公，本着“科学、公正、廉洁、高效”的原则，开展了“一站式窗口办公”制，
行政执法责任制规范汇编的出版与“一站式窗口办公”制的执行，为系统建设打下坚实基础，使我们的系统建设开发周期大大缩短。在此基础上，99年3月和5月开展的多轮次需求分析更进一步规范了我们规划土地管理的工作职责、工作程序、工作纪律、行为规范。信息系统的建设实现了统进统出、流程规范、责任明确、高效服务。
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３、 协作式开发建设模式，慎重选择合作伙伴
规划土地管理图文信息系统的结构复杂性、建设艰巨性，以及各个城市规划、土地管理部门规模结构、人力财力等具体情况的差异，决定了系统建设实施方式的各不相同。大致分为两大类：完全自主式开发建设模式和以需求分析为中心的协作式开发建设模式。
因为系统建设包括了系统网络建设、系统软件开发、图文数据库建设、业务人员培训等四部分工作，每一部分工作都很难全部独立完成，所以第二种建设模式已被广为采用，差别仅在合作的方式与合作的程度上。除了个别起步早、实力雄厚的特大型城市采用第一种模式外，其他城市难以独立完成系统建设，考虑实际现状条件，若为了信息系统建设而大量引进人才，组建自己的专业开发队伍也是不现实的。
我们工作的重点放在以需求分析为中心的系统结构功能组群设计上，明确目标，做好任务分解，根据不同工作任务选择其领域内适宜的合作伙伴，做好过程跟踪、质量控制。
慎重选择在技术实力和工作经验方面确有雄厚实力的合作伙伴是极为重要的。例如我们对系统软件开发方面的合作伙伴要求具备如下条件：
（１）从事GIS研究应用及规划土地办公自动化系统开发的专业单位，具备承担系统建设的技术力量，并能承担相应的各种责任。 （２）能组织一只完整的系统开发实施队伍，其中包括具有大项目管理经验与能力的项目管理人员、掌握OA\GIS软件开发技术的专业技术人员、及熟悉规划土地业务又具备计算机知识的复合型人才。
（３）具有丰富的从事同类系统建设的经验与背景，对项目管理和软件工程具有较完整的规范和标准，获得成功案例，并且有长期的维护和技术支持能力。
４、 数据信息标准化研究
规划土地管理图文信息系统是以数据和数据流的方式存在的，图文数据库中的海量数据和支持系统运转的数据流是信息系统生存的基础。数据规范、编码规范是系统规范化的重要组成，应在系统建设初期重点考虑。 数据信息标准化研究是系统建设的极为重要的基础工作之一。它直接影响到系统内部数据交换，上下级系统资料传递，不同领域系统的挂接和对外综合信息服务。如果这方面工作不当，将严重制约系统由近期目标向远期目标的发展，降低系统适应力和生命力。
因此，我们参照相关国家及地方性规范，结合实际规划土地业务运作情况，制定了信息系统数据规范和标准化编码。例如：矢量化地形图图素编码分层要求，规划控制要素编码方案，审批流程规范化方案，表单卡证标准化模板，城市建设用地编码，土地详查地类编码，常用批语定义等。
５、 建立动态更新机制
由于历史和技术原因，规划土地管理部门中，图文资料不全，测绘工作滞后，地形资料现势性差等问题普遍存在，系统建设当务之急是补充、完善这些图文数据，建立动态更新机制。
通过系统现有图文数据库建设，发现了我们也在此方面存在问题。目前图形资料不完整，质量无保证，管理不健全，如果修补测跟不上，两、三年前耗资数百万的地形图就要过时，这不但影响地区经济发展，也将造成巨大财产浪费。这要求我们必须开展突击性修补测工作，首先满足我们日常工作需要，同时建立完善可行的动态更新机制，保证图文资料现势性。 搞好动态更新工作除了端正思想认识之外，最关键的是要建立严格科学的管理体制。地形图的更新工作采用如下更新方式；在进件时，要求建设单位使用现势图；办件后，及时跟踪，尽快竣工测量。按照跟踪变化信息、加强控制手段、开展内外业一体化修补测、实现过程质量监督、做好数据库维护的顺序开展工作，规范每个阶段的作业过程，明确责任落实到人，建立更新过程档案，加强监控机制。
６、 提高人员素质，培训工作要扎实
系统建设的根本目的是系统真正地被“用”，业务办公人员在日常管理工作中对系统爱用、会用、且用之有益，使系统的先进技术和使用功能切实被使用，培训工作尤为重要。 工作方式的转变要求业务科室管理人员和信息中心技术人员的知识结构进一步调整和充实。信息中心人员需要对管理业务方面加强学习，业务办件人员需要基本计算机知识的普及，特别是从简单的文表操作到图形编辑的逐步提高。
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我们根据不同用户开展针对性培训，如领导的概念性培训、业务人员的应用性培训、信息中心技术人员的业务培训和系统维护培训。
还根据由浅入深、由基础到系统、由外聘教师授课到中心技术人员授课的原则开展三阶段多步骤的培训，使每个工作人员通过听课、交流、考核等方式达到掌握系统应用的程度，掀起学习信息技术的热潮，从而提高全体人员素质。
７、 培养专业技术队伍，推动技术转移
信息系统建设采用协作式建设的模式，根据不同工作任务选择其领域内适宜的合作伙伴的目的不仅在于发挥各自优势短期见效，还在于既出成果又出人才。在建立真正能见效益的图文信息系统的同时，必须在实践中培养出本系统的系统应用队伍和系统专业技术队伍，最终达到依靠自身力量维护和发展信息系统。
在系统开发实施过程中，应抓住系统需求分析这一中心，有意识地形成派员参与、协同工作的方式，积极承担质量过程控制、系统集成安装调试、系统软件测试工作，同时认真参加专业培训和应用培训，做好过程记录，要求参加人员定期写出参与协作工作的心得体会，使整个合作过程成为一个由专业单位向我们进行技术转移的过程。 在系统试运行阶段，及时要求信息中心人员加强对系统的深入了解，尽早接触分析原程序，争取合作写出系统建设工作报告、技术报告，有意识地推动技术转移的实现。
８、 加强管理健全安全保密制度
信息系统正常运行的根本保证在于加强对系统、网络、设备、数据的安全管理，为此召开专题会研究此项工作的落实。本着“严格、严肃、严厉” 的原则，确定“强化管理，形成制度，明确责任，落实到人”的工作方针。
我们首先加强思想教育，强调安全工作的重要性，制订重要部位检查值班表，采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，严把系统数据安全保密关。据此制定了多项工作制度。如中央机房、办件大厅、电子报告厅值班检查制度；计算机网络设备管理制度，信息系统安全管理制度，数据安全保密制度，计算机管理处罚措施等。
八、系统发展方向
在前期目标实现和框架系统投产后，随着不断应用范围的扩大、应用深度的加深，图文数据库的内容将得到充实和更新，其现势性和完整性将不断提高，图文公共数据对信息系统的强大支持作用将发生从量变到质变的转化。 有了海量图文信息的储备，目前框架系统就可以实现逐步向高层次综合信息系统方向迈进，未来的综合信息系统将有如下功能：
１、实现与地下管网信息系统的联接整合
２、移动用户远程办公与网上信息发布
３、利用正射影像动态模拟三维景观分析
４、纵深行业上下级管理形成政府城建办公网
九、结束语
通过一年的努力，图文信息系统建成投入使用，提高了工作质量和办事效率，促进了办公人员观念的转变和素质的提高，推进了政府机关工作规范化、制度化建设，为实现政府部门专家化服务、增强政府综合实力、改善投资环境奠定基础，达到预期目的，建立了现代化的新型管理模式，替代了传统的手工审批作业模式。 系统目前处于全国先进水平，99年8月25日至9月3日参加于乌鲁木齐市举行的全国规划土地管理第六次办公自动化信息系统建设研讨会并进行系统演示，获得了与会专家代表的好评，被评为信息系统优秀成果。
信息系统填补了规划土地管理图文办公自动化系统领域的空白，上级部门已决定将我们的系统模式作为典范在全市推广。目前该项目正在申报2000年市科技进步奖。
在这里，对关心我们图文信息系统建设的建设部、市、区各级领导表示感谢；对为我们系统建设提供大力帮助的s市规划局、t市规划土地局以及其他兄弟省市规划部门表示感谢；对合作进行系统软件开发的s集高科技公司表示感谢；对合作进行硬件建设的tt股份公司表示感谢；对在图文数据库建设中给予我们大力支持的t市测绘院、n图书出版社表示感谢。
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